分類: 推動數位優化

數位優化是營運效率的提升，也是低碳服務的展現 

持續提升數位交易與資訊交換 

文曄之客戶與原廠供應商家數超過2.5萬家，導入數位交易與資料交換的營運模式可快速提升員工之作業效率，涵蓋了銷售作業與採購作業, 如銷售預測、客戶訂單新增/修訂、交期回覆等相關訊息，透過雙方議定的電子交換協定進行作業資訊項目串接。除此之外增加其他自動化工具輔助人工作業，以達到管理跟簡化目的。

軟體輔助自動客製化報表　簡化作業以增強管理工作 

近年來除了著眼於提升供應鏈管理系統化作業之外，導入客製化自動作業輔助改善模組，以Excel VBA工具協助快速轉換客製化報表，以提升同仁工作效率與價值，已成為團隊同仁的作業習慣。逐年協助許多銷售、採購及其他工作範疇之報表製作及作業效率。

並計畫開始導入AI協助快速辨識跟讀取資料

採購系統結合軟體輔助自動化　效果加成效率可期 

2023年所推行的採購流程與訂單管理系統優化，於2024年已廣收作業成效。將流程產出的採購訂單及訂單交期調整之需求，結合自動作業輔助模組VBA協助處理格式客製化，可大幅降低人員手動作業件數及作業時間。

採購價格維護自動化　提升效率增強管理

採購價格資料即時維護是極為重要的一環，2024年數位優化也開始踏入此範疇，除了原先已透過系統協助人員大批量維護之外，更導入作業機器人RPA工具來協助人員作業，影響作業占比約近兩成左右，預計2025年將廣泛推行使用，以期提升作業效率。

逐年提升數位交易與資訊交換

文曄之客戶與原廠供應商家數超過數萬家，導入數位交易與資料交換的營運模式，在銷售與採購之數位化作業流程可快速提升員工之作業效率，透過雙方議定的電子交換協定進行作業資訊項目串接。下表是近三年與客戶及原廠供應商建立數位交易件數與營收或採購金額百分比，文曄已有集團營收金額之64%採數位交易模式，採購之95%已採數位交易模式。

2024年客戶滿意度達89% 

文曄集團已訂有客訴處理機制，收集客戶針對產品與服務提出之訴求，由權責單位收件且分析原因，以進行後續追踨處理糾正措施。除回覆客戶最終處理方式，且加強對內宣導或教育訓練，以避免再發生類似事件。 

 可能發生的狀況有: 物流交付，客戶關係服務，產品問題  

逐年提升數位交易與資訊交換

文曄之客戶與原廠供應商家數超過1萬家，導入數位交易與資料交換的營運模式，在銷售與採購之數位化作業流程可快速提升員工之作業效率，透過雙方議定的電子交換協定進行作業資訊項目串接。下表是近３年與客戶及原廠供應商建立數位交易件數與營收或採購金額百分比。

營運管理流程邁進數位轉型

導入供應鏈管理

數位轉型第一階段目標－建構完善的企業數據庫已建置完成，接續2022年採購、備貨及庫存管理、客戶訂單與出貨管理等供應鏈作業項目，2022年第四季起部分之作業流程與管理報表進行試運行，2023年已逐步在「採購作業」、「客戶交期回覆作業」、「客戶訂單管理作業」、「增值稅發票無紙化」等相關流程進行導入與改善之優化程序。

優化流程、提高效率

視覺化採購決策 大幅改善工作效率

2023年建置整合的採購作業平台，在同一畫面中提供視覺化所需的採購決策資訊，以利專責業務及採購人員及採購審核主管能快速判斷、快速執行採購相關作業與審核，降低風險庫存的發生。且新增「交期變更申請作業」及「訂單取消申請作業」。

軟體輔助自動客製化報表 簡化作業以增強管理工作

除了提升供應鏈管理系統化作業程度之外，對於部分採人工作業或客製化管理報表之工作項目，因耗時費工，因此導入客製化自動作業輔助改善模組，以Excel VBA工具協助快速轉換客製化報表，以提升同仁工作效率與價值。

商業儀表板 快速掌握實用工作資訊

文曄針對不同層級之作業人員所須的決策，依據不同使用目標，客製化符合各單位與層級之商業儀表板，每日將營運資料透過系統自動化收集、分類、彙整後，提供給相關之主管與同仁以行動裝置或透過公司內部網站快速檢視，掌握營運現狀與趨勢，提早針對異常情形快速進行因應與管理。

提供客戶全方位服務

文曄平時由業務人員持續與客戶溝通，除了銷售訂單、交期等相關交易之互動外，針對服務品質、產品出貨品質或其他異常事件亦有客訴機制，以回饋客戶意見。為確保客戶之整體服務品質，已於2023年展開客戶滿意度調查的制度規畫，將在2024年開始針對重要客戶與新客戶，透過問卷收集客戶意見，以作為文曄持續改善服務品質的重要依據。調查構面將分成5大構面，以了解各構面之滿意度，也同時將收集客戶所提出意見，針對各項問題擬定改善方式且持續追蹤，以確保服務品質。目前文曄已訂有客戶抱怨流程，收集客戶針對產品與服務提出之訴求，由權責單位收件且分析原因，以進行後續之改善與追蹤。除回覆客戶最終處理方式，且加強對內宣導或教育訓練，以避免再發生類似事件。

數位轉型第一階段目標－建構完善的企業數據庫已建置完成，2022年啟動下一階段－導入數位化工具與技術，針對採購、備貨及庫存管理、客戶訂單與出貨管理等供應鏈作業項目，進行全面性的審視及分析，結合相關的數位化工具及系統開發，2022年第四季起部分之作業流程與管理報表進行試運行，預計2023年將會全面導入。

引入RPA、B2B/EDI及自動化協助作業，高效流程再進階

相較於2021年，2022年持續擴大RPA及自動化流程的程序，用以改善現有各項人工作業之工作模式，依照不同客戶與原廠供應商之客製化作業需求，總計完成100項原廠供應商相關之作業流程與管理報表（含價格申請與維護、採購作業、專案註冊與維護等），以及273項與客戶相關之作業流程與管理報表（訂單與出貨作業、交期管理、銷售預測等），透過自動化作業模式，大幅減少相關人員之作業時間，且有效提升相關資訊回饋速度與服務品質。

完善商業儀表板資訊

文曄針對不同層級之作業人員所須的決策，依據不同使用目標，客製化符合各單位與層級之商業儀表板，每日將營運資料透過系統自動化收集、分類、彙整後，提供給相關之主管與同仁以行動裝置或透過公司內部網站快速檢視，掌握營運現狀與趨勢，提早針對異常情形快速進行因應與管理。

《採購、備貨及庫存管理作業》數位化成效

《客戶訂單與貨運管理作業》數位化成效

為了改善各主要作業的工作效率且提升企業洞察力，文曄不斷在流程優化方面精益求精。推動數位優化，對內可建立符合現行規模的新作業方式，協助相關單位的作業與報表自動化；對外則可向原廠與客戶推展B2B交易作業以電子資料交換串接，進而建置有效率的標準化流程與管理機制，使各部門權責人員能即時掌握數據變化，以提前部署相關策略及因應方式。

商業儀表板，快速掌握實用工作資訊

文曄為了輔助公司各級別業務相關人員的決策，客製化符合各單位與級別的商業儀表板，每日將營運資料透過系統自動化收集、分類、彙整後，依據不同使用目標，產出實用資訊，提供給主管與當責同仁於行動裝置或公司內部網站快速檢視，掌握營運現狀與趨勢，從中找出異常情形以做追蹤管理。截至2021年為止，已完成全產品線資料收集的數位化，且隨著市場需求快速變化，持續優化數據內容，提升決策效率。

除了透過數據分析作為決策輔助之外，商業儀表板同時也提供貨物流進出資訊的即時查詢功能，資訊涵蓋範疇自發貨地點至客戶收貨地點，方便追蹤貨物亦提升客戶服務滿意度。不僅如此，商業儀表板也支援即時異常提醒，以及重要待辦事項的提醒功能。

電子簽核取代紙本，高效又節能

自2019年起，文曄集團持續推動應用數位化系統工具取代紙本簽核流程，於2020年完成一般庶務採購流程數位化，透過數位化系統取代以往紙本簽核作業，提高行政效率也減少用紙量。相較於2019年，2020年已減少20%用紙量；2021年庶務採購已全數採用電子簽核，2021年大約可減少35,000張用紙量，已達大幅節省用紙量之目標。